Règles d'enregistrement des documents

Activité de toute entité commercialeest associé à la nécessité de compiler un grand nombre de documents, dont la conception est liée à des formes unifiées, et a également une fonction managériale et quotidienne (références et ordres, procurations et ordres). Très souvent, il y a des questions sur la taille des champs et des polices, l'emplacement des timbres, etc.

Les règles d'enregistrement des documents sont réglementéesGOSTs. Ces lois et règlements sont élaborés et approuvés au niveau fédéral. Les exigences qu'ils contiennent sont de nature recommandatoire. Ils trouvent leur application dans des documents administratifs et organisationnels, qui sont inclus dans le système unifié. Ceux-ci incluent les ordres et les décisions, les décisions et les ordres, les actes et les protocoles, les lettres, etc.

Les règles d'enregistrement des documents établissentune liste des conditions qui les contiennent, ainsi que les exigences pour leur inscription. Dans les annexes aux GOST, il y a des exemples de formulaires. En raison du fait que les normes pour la préparation des documents sont de nature consultative, chaque entité commerciale doit émettre une loi réglementaire locale. En elle et sera fixé son ordre de travail de bureau.

Formulaires sur lesquels les documents sont faits,doit se conformer à A4 ou A5. Le papier doit être de couleur blanche. Il est permis d'utiliser des formes de tons clairs. La marge de droite du document ne doit pas dépasser dix millimètres. Les trois autres - séparer le texte du bord de la feuille d'au moins deux centimètres.

Les règles d'enregistrement des documents prévoient la possibilité de placer sur les formulaires:

- l'emblème d'État de la Russie;

- l'emblème du sujet de la Fédération de Russie;

- les emblèmes de l'organisation.

Règles pour l'enregistrement des détails des documents réglementent le placement de ces signes au-dessus du nom de l'entité commerciale. Encore plus bas sur le formulaire sont les données de référence de l'organisation. Ils sont:

- nombre d'immatriculations d'État auprès des autorités fiscales de l'OGRN;

- Numéro d'identification du contribuable / CPR, pour l'enregistrement dans le département de la police fiscale;

- OKUD, classé comme le code de la forme du document;

- Code OKPO.

Les règles générales pour la préparation des documents stipulent queles accessoires, qui sont le nom de l'organisation, doivent correspondre à celui qui est inscrit dans les actes statutaires. Si une entité commerciale a une abréviation abrégée, elle doit également être indiquée. L'élément de référence obligatoire est également le nom de l'organisation qui remplit la fonction du supérieur.

Numéro du document sous lequel il a passé la procédurel'enregistrement, comprend la figure ordinale, qui peut être complétée par l'index, fixé dans la nomenclature des cas, ainsi que la notification des artistes interprètes ou exécutants, du correspondant, etc.

Les règles d'enregistrement des documents prévoientle nom du destinataire. Ils peuvent être à la fois des organisations et des unités qui font partie de leur structure, ainsi que des individus et des officiels. Le document est approuvé soit à l'aide d'une signature de sa personne autorisée, soit en rédigeant une loi distincte. Le formulaire peut être transféré aux exécuteurs avec une résolution. Cet accessoire contient la formulation d'une tâche spécifique, ainsi que le moment de son exécution.

Le titre devrait refléter le type de document, etIl comprend également un résumé de celui-ci. Le texte principal, qui est rédigé dans la langue officielle conformément aux actes législatifs, se présente sous la forme d'un récit cohérent, de questionnaires, de tableaux, ainsi que des liens de tous ces éléments. La première partie du document reflète les objectifs poursuivis par sa publication, et dans la deuxième partie, des décisions sont prises, des conclusions ou des demandes sont faites, des propositions sont faites.

Dans la partie inférieure du formulaire, les accessoires de signature sont attachés, ainsi que la coordination. Le document est estampillé. Il sert à confirmer l'authenticité de la signature donnée par le fonctionnaire.

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